Największą świadomość znaczenia kopii zapasowej mają ci, którzy doświadczyli utraty danych. Jak złośliwie mawiają informatycy, ludzi dzielimy na dwie kategorie: takich, którzy backup robią i takich, którzy będą go robili. Jest to powiedzenie z bardzo dawnych czasów, ale ciągle aktualne. Gdyby przedsiębiorca miał świadomość konsekwencji utraty choćby części swoich cyfrowych zasobów, z pewnością nie czekałby do jutra z decyzją o odpowiedniej inwestycji w tym zakresie.

Backup w standardzie

Dziś już nikt nie zadaje pytania, czy w firmie są komputery. Można pytać tylko, ile jest komputerów i jak ważną rolę pełnią w działaniu przedsiębiorstwa. W dzisiejszej erze cyfryzacji coraz więcej danych – o ile nie wszystkie – jest tworzonych, przetwarzanych i oczywiście archiwizowanych w postaci elektronicznej. Dbałość o dane i odpowiednie ich zabezpieczenie to swoista wizytówka firmy, która świadczy o jej wiarygodności.

Warto też zaznaczyć, że w obecnych czasach bardzo powszechnie funkcjonuje model pracy hybrydowej lub wręcz domowej. To stawia przed firmą nowe wyzwania. Rozwiązanie dotyczące backupu powinno również pełnić dodatkowe funkcje związane np. z bezpiecznym przesyłaniem danych.

Backup – fakty i mity

Jednak wśród przedsiębiorców niejednokrotnie można się spotkać z przekonaniem, że profesjonalny backup jest drogi albo skomplikowany w obsłudze, a do tego proces odzyskania kopii zapasowej to zadanie tylko dla orłów. Nie jest to prawda. W rzeczywistości owszem, sam proces wyboru rozwiązania dopasowanego do specyfiki i potrzeb danego przedsiębiorstwa wymaga poświęcenia uwagi i musi być potraktowany jako inwestycja. Ale przecież gdy chcemy ubezpieczyć auto, również musimy wybrać agenta, ustalić warunki i zapłacić. Współczesne rozwiązania do backupu są proste i intuicyjne w użyciu.

Również powody, dla których należy zadbać o kopie bezpieczeństwa bywają inne, niż to może się wydawać. Chociaż zawsze trzeba się liczyć z możliwością, że firma stanie się celem ataku cybernetycznego, w wyniku którego zostanie sparaliżowana np. przez zaszyfrowanie czy bezpowrotne usunięcie danych, statystycznie najczęstsze przyczyny utraty danych to awaria sprzętu lub nieświadome – zaś jeszcze częściej świadome – działania pracowników czy po prostu kradzież.

A kwestia ceny? Oczywiście backup kosztuje, ale jest to inwestycja, która zapewnia bezpieczeństwo danych i ciągłość działania firmy, a to jest w dzisiejszych czasach nie do przecenienia. Ciągle jeszcze  przedsiębiorcy nie zawsze zdają sobie sprawy z niebezpieczeństwa, na które są narażeni w przypadku stosowania nieodpowiedniego systemu backupu czy wręcz nieposiadania żadnego.

Warunki początkowe

Aby dokonać wyboru odpowiedniego rozwiązania backupu, najlepiej udać się do firmy specjalizującej się w takich usługach. Pierwszy etap procesu, na końcu którego dane przedsiębiorstwa będą całkiem bezpieczne, polega na zebraniu informacji. Gdy zaczynamy rozmawiać o backupie, klient musi być przygotowany do odpowiedzi na szereg pytań. Pierwsze dotyczy tego, jak duże mogą być straty finansowe w przypadku różnych scenariuszy związanych z utratą danych. Bywa, że dopiero to pytanie mobilizuje przedsiębiorców do zwrócenia właściwej uwagi na kwestię inwestycji w odpowiednie rozwiązanie backupu.

Całkowita lub częściowa utrata danych może się okazać wręcz nieodwracalną katastrofą dla firmy. Czasem również mniejsze incydenty, takie jak np. awaria jednego z komputerów, mogą spowodować brak ciągłości działania firmy, co również oznacza konkretne koszty. Możliwy jest też inny rodzaj strat, które niekoniecznie dają się bezpośrednio wyrazić w pieniądzach, gdy firma traci wiarygodność wśród kontrahentów.

Drugie pytanie dotyczy zwykle infrastruktury sprzętowej firmy, czyli ile jest komputerów stacjonarnych i przenośnych, a ile serwerów fizycznych i wirtualnych. Czy system kopii zapasowej ma dotyczyć tylko serwerów, czy również lokalnych komputerów? Czy firma posiada oddziały? W procesie doboru odpowiedniego rozwiązania ważne są też informacje na temat stosowanych aplikacji, takie jak system pocztowy czy bazy danych.

Co poszło nie tak?

Cenne są również informacje związane z dotychczas stosowanym rozwiązaniem bezpieczeństwa danych – jeśli istniało, to czy były wobec niego zastrzeżenia i jakie. Najczęściej użytkownicy skarżą się na takie cechy systemów jak wysoka komplikacja oraz trudne procedury odtwarzania. Zdarza się też, że w przypadku awarii czy kontrolnej weryfikacji skuteczności systemu okazuje się, że nie ma pewności odtworzenia pożądanych danych lub są problemy z ich jakością.

Innego typu niedoskonałości to powolne działanie systemu, wysokie koszty składowania kopii, duże obciążenie sieci, zbyt długi proces odtwarzania danych. Mają one szczególnie duże znaczenie w przypadku niedostatecznej przepustowości sieci firmowej lub łącza internetowego.

Backup na miarę

Uzyskane informacje pozwalają dopasować odpowiednie rozwiązanie skutecznego backupu dla firmy z jej indywidualnymi potrzebami. Właściwie skrojony system zabezpieczy zarówno zawartość komputerów stacjonarnych i przenośnych oraz serwerów fizycznych, jak również będzie wykonywał backup dużych maszyn wirtualnych lub szybko zmieniających się danych (np. aplikacje transakcyjne, duże bazy danych).

Jak widać, największa rola użytkownika polega na dostarczeniu informacji o firmowej infrastrukturze informatycznej, a na końcu zadeklarowania z jaką retencją (czyli jak długo) dane mają być bezpiecznie przechowywane. Całą resztą zajmie się dostawca usługi i dane przedsiębiorstwa będą bezpieczne.

Autorką artykułu jest: Aneta Buczna | Manager ds. Kluczowych Klientów | aneta.buczna@onesystem.pl