Kto choć raz w życiu remontował mieszkanie, przeprowadzał się, albo urządzał własne pierwsze cztery kąty, wie, że są dwie metody. Pierwsza, idziemy na żywioł. Druga, planujemy dokładnie całą operację.

Nie twierdzę, że pierwsza metoda nie ma żadnych zalet. Jakieś z pewnością ma. Chociażby, nie odwleka się remontu czy przeprowadzki w nieskończoność: można się od razu rozgościć się we własnych czterech kątach – nawet jeśli na kartonach – i dopiero wykańczać mieszkanie. Prace można więc zacząć od razu. Glazurę kupić na oko, farby po uważaniu, a ekipę remontową wziąć pierwszą z brzegu, czyli tę, która dziwnym trafem ma wolny termin. Przy takim podejściu obowiązuje znana, staropolska zasada „jakoś to będzie”. I zazwyczaj jakoś jest. Niestety, najczęściej jest też dużo drożej. Glazury jest za dużo, farby za mało, ekipa nawaliła już w pierwszym tygodniu. O meblach kuchennych nawet szkoda gadać, bo każda szafka została źle zwymiarowana („panie, kto to panu mierzył?” – zapewne to znacie) i nie ma takiej siły, która uczyniłaby z nich sensowny ciąg kuchenny – wszystko do przeróbki. Jest jakoś? Jest. Drogo, nieefektywnie, z opóźnieniami i mnóstwem stresu? Owszem.

W przypadku projektów IT zastosowanie metody numer jeden absolutnie nie jest możliwe, co nie znaczy, że nie ma firm, które jej jednak próbują, by potem gorzko pożałować. „Remont”, rozbudowa, czy wymiana infrastruktury IT wymaga absolutnie precyzyjnego projektu. Nikt nikomu oczywiście nie zabroni kupić dodatkowego serwera czy macierzy dyskowej „na oko” (bo kto bogatemu zabroni). Migracja do chmury bez sprawdzenia potrzeb również jest możliwa. Jednak w grę wchodzą naprawdę duże pieniądze i rzecz, która swojej ceny nie ma – czyli zadowolenie użytkowników. Biada temu menedżerowi IT, który narazi się na niezadowolenie działu finansowego (pamiętajcie do kogo trafi kosztowa faktura), jeśli po takim „remoncie” albo przeprowadzce IT raporty nie będą generować się szybciej.

Czego więc wymaga dobrze przygotowany projekt IT? Dokładnego audytu infrastruktury. Niezależnie od tego, czy potrzebuje ona modernizacji, rozbudowy czy też w planach jest migracja danych do chmury konieczne jest sprawdzenie, czym firma dysponuje, nim podjęte zostaną jakiekolwiek dalsze kroki. Pamiętacie bohatera pierwszej części tekstu - Tomka? Nie twierdzę, że poszedłby na żywioł, ale… gdyby nie Live Optics mogłoby się zadziać różnie.

Live Optics wie wszystko

Ty wiesz – zadzwonił do mnie rozentuzjazmowany – ten Live Optics wie naprawdę wszystko. Nawet znalazł serwer, który stał totalnie odłogiem. Cóż, mógł się tego spodziewać, ale w zasadzie już przywykłem, że klienci niedowierzają. Muszą przekonać się sami. Ciężko im uwierzyć, że coś, co jest za darmo, czyli Live Optics, umożliwia gromadzenie, wizualizację i udostępnianie danych o całym  środowisku IT i występujących w nim obciążeniach. A ponadto:

• Nie wymaga rejestracji.
• Nie wysyła żadnych informacji poza firmową sieć.
• Dokonuje inwentaryzacji wszystkich działających w firmie urządzeń: serwerów, hiperwizorów, maszyn wirtualnych, serwerów i dysków klastrowych, atrybutów niestandardowych itd.
• Zbiera i raportuje o wszystkich obciążeniach.
• Pozwala bezpiecznie udostępniać informacje osobom uprawnionym.
• Monitoruje obciążenie w formie wygodnych wizualizacji.

No widzisz! Mówiłem, że wszystko, czego nie wiedziałeś o swojej firmowej infrastrukturze, a czego chcesz się dowiedzieć wyciągniesz za pomocą Live Optics – przypomniałem. Niby mówiłeś, ale i tak jestem w szoku, że nawet platforma nie ma znaczenia – Tomek nie krył zachwytu.

Owszem, Live Optics współpracuje z Windows, dystrybucjami Linuksa czy Vmware. Wszystkie dane gromadzone są w aplikacji lub, jeśli taka jest wola użytkownika, wysyłane e-mailem. Miłośników Excela ucieszy zapewne wiadomość, że Live Optics może również zapisać te informacje w formie tabel. Ta ostatnia możliwość szczególnie Tomka ucieszyła. Miał w firmie fana tabel przestawnych.

Kolejny etap, kolejne pytania

Audyt sprzętu i oprogramowania to pierwszy krok, od którego należy zacząć jakiekolwiek prace projektowe związane ze zmianami (modernizacją, rozbudową lub migracją) w infrastrukturze IT. I szczęśliwie się stało, że właśnie od tego nasz Tomek zaczął prace (choć zauważyłem, że prywatnie ma pewną skłonność do chaosu i działań ad hoc). Uświadomiłem mu jednak, że najważniejsza jest odpowiedź na pytanie – co chce uzyskać? Przyspieszyć pracę różnych aplikacji (np. CRM-a czy własnych aplikacji produkcyjnych)? Wprowadzić nowe systemy cyberzabezpieczeń? Umożliwić pracę zdalną wszystkim współpracownikom? Ujednolicić środowisko (jeśli np. firma działa w wielu różnych lokalizacjach i do tej pory korzystała z różnych systemów i aplikacji)? To, że produkcja narzeka, iż jej aplikacje działają jak „krew z nosa” to trochę za mało. Live Optics znajdzie wąskie gardła, ale próba ingerencji w infrastrukturę firmową wymaga określenia celu biznesowego i dopiero to pozwoli na podjęcie kolejnych, precyzyjnie zaplanowanych kroków projektowych.

Jeśli przed wami stoi podobne zadanie, to warto pamiętać, że najczęściej spotykane cele biznesowe projektów informatycznych to: redukcja kosztów; zwiększenie przychodów; zabezpieczenie zasobów technologicznych organizacji; zwiększenie satysfakcji klientów; zwiększenie zadowolenia pracowników; dostosowanie się do nowych przepisów; zwiększenie efektywności. Ważne jest jedno – cel projektu musi być jasno sprecyzowany, mierzalny, realizowalny, określony w czasie i istotny, czyli S.M.A.R.T. (ang. Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Jeśli wasz project będzie S.M.A.R.T. – to żaden dyrektor finansowy nie znajdzie argumentów przeciw. A produkcja będzie dozgonnie wdzięczna.

I kto to panu zrobi?

Kolejne ważne pytanie – kto zajmie się harmonogramem prac projektowych i wdrożeniem? Własny dział IT czy zewnętrzna firma? Jeśli zewnętrzna, to czy powierzyć jej całość prac, czy tylko np. dobór sprzętu, jego dostawę, uruchomienie, albo może także migrację danych? Na razie w problem został „ubrany” Tomek, który podczas kolejnej naszej rozmowy przyznał, że sam rady nie da: Wiesz, mam milion rzeczy na głowie, każdy czegoś chce, a to spora sprawa… - zawiesił głos – może pomożecie? Nie chciałem by się zamartwiał, więc odpowiedziałem: Pozwól, że zacytuję klasyka: Pomożecie? Pomożemy.

Cel projektu musi być jasno sprecyzowany, mierzalny i realizowalny, określony w czasie i istotny – czyli  S.M.A.R.T (ang. Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

Tomek może liczyć na naszą pomoc. Jednak niezależnie od tego, czy całość prac będzie wykonywana przez firmowy dział IT czy przez zewnętrznego dostawcę pamiętajcie, że w każdym projekcie najważniejsi są ludzie. Dlatego tak ważne jest wybranie odpowiedniego zespołu i menedżera, który za projekt będzie odpowiadać. Jeśli całość prac będzie wykonywana własnym sumptem, wysiłek spadnie na zespół IT i lidera tego zespołu, a to może z kolei spowodować kłopoty przy obsłudze codziennych pracy. Jeśli zatrudnimy zewnętrzną firmę – potrzebny jest menedżer projektu, który w imieniu organizacji będzie komunikować się z dostawcą i dbać o sprawny przebieg pracy.

Decydując się na współpracę z zewnętrzną firmą należy bardzo precyzyjnie określić zakres zadań obu stron – zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Pozwoli to uniknąć w przyszłości nieprzyjemnych sytuacji, że jakiś fragment projektu zostanie zaniedbany, gdyż nikt nie będzie się poczuwał do odpowiedzialności za ten element lub wygenerowania nadmiernych kosztów związanych np. z pracą zewnętrznych informatyków. Szanujmy ich czas i własne pieniądze.

Harmonogram, by rzecz nie trwała w nieskończoność

Remontując prywatne mieszkanie możemy sobie pozwolić, przynajmniej teoretycznie, na to, by prace trwały dłużej niż zaplanowaliśmy. (Tomek przy jakieś okazji opowiedział mi, że swoje nowe mieszkanie wykańczał dziewięć miesięcy, bo… poszedł na żywioł. Dlatego raczej należałoby powiedzieć, że to mieszkanie wykończyło jego). W projektach informatycznych tak być nie może – czas naprawdę w tym przypadku znaczy pieniądz. Dlatego istotne jest opracowanie precyzyjnego harmonogramu pracy. Prace nad infrastrukturą IT mogą mieć różny przebieg, w zależności od wcześniej zdefiniowanego celu biznesowego, ale każdy harmonogram powinien określać, ile czasu zajmie: wykonanie dokumentacji projektu, dostawa sprzętu, pozyskanie niezbędnych licencji i certyfikatów, wykonanie kopii bezpieczeństwa, dostawa i montaż sprzętu, migracja danych, testy, szkolenie pracowników – jeśli jest niezbędne. Harmonogramem powinien zająć się zespół projektowy, uwzględniający wszystkie potrzeby firmy, związane z bieżącymi zadaniami ograniczenia (np. konieczność pracy tylko w nocy) oraz koordynację prac różnych działów firmy (np. zespołu IT, administracji i produkcji).

Ile to będzie kosztować?

Jak mawia klasyk: nie ma darmowych lunchów. Rozbudowa czy modernizacja infrastruktury IT zawsze kosztuje. Koszty te można jednak zoptymalizować. Wspomniane wcześniej narzędzie Live Optics wskaże rzeczywiste obciążenie urządzeń wykorzystywanych w przedsiębiorstwie, być może znajdzie jeszcze zapomniany serwer, a to pozwoli uniknąć inwestycji w zbędny sprzęt. Jednak w każdym projekcie należy wziąć pod uwagę cenę urządzeń i licencji, koszt robocizny (także w przypadku wykorzystywania własnego zespołu IT, jego praca to również koszt, szczególnie, gdy ma miejsce „po godzinach”), koszt wsparcia technicznego ze strony dostawcy, comiesięczne opłaty związane z użytkowaniem konkretnego rozwiązania (np. przechowywania danych w chmurze), a także… koszt zaniechania wdrożenia nowego rozwiązania. Również taki nieprzyjemny wariant należy mieć na uwadze. Do pomyślenia o tym musiałem Tomka długo przekonywać. Argument: Eee, no co ty, niby dlaczego mielibyśmy rezygnować… Nieeee. Doświadczenie jednak mówi, że i tak się może zdarzyć, choćby z powodu zdarzeń losowych, takich jak np. nowy prezes, który może mieć zupełnie inną koncepcję prowadzenia firmy i jej rozwoju.

Finansowanie projektu możliwe jest ze środków własnych firmy. Nie zawsze jest to jednak rozwiązanie optymalne. Co bowiem oznacza dla firmy? Zamrożenie zazwyczaj sporych środków własnych i być może, obniżenie płynności finansowej.

Tomkowi poradziłem, by zastanowili się w firmie nad leasingiem. Miał wątpliwości: Myślisz, że nasz Adam „pogromca kosztów” pójdzie na to? – zapytał. Wyjaśniłem, że właśnie ta opcja powinna wzbudzić zainteresowanie dyrektora finansowego, który krótką ręką trzymał całą firmę. Kwartalne opłaty za użytkowanie są niskie, przewidywalne i dostosowane do budżetu, opłaty wnosi się z dołu, a pierwsza płatność może zostać odroczona o 90 albo nawet 180 dni. Zastosowanie modelu solution-as-a-service (SaaS) umożliwia wprowadzenie zakupu w koszty firmy, odliczenie VAT od każdej faktury i nie ma wpływu na zdolność kredytową nabywcy.  Podsumowując – same zyski, wad nie widzę.

Co może pójść nie tak?

Moje doświadczenie podpowiada, że przy niedbale i bez serca przygotowanym projekcie, teoretycznie źle może pójść wszystko. Choćby taki przypadek - podczas zleconej nam kolokacji serwerów okazało się, że zleceniodawca… źle zmierzył szerokość drzwi do nowego pomieszczenia i nie dało się wjechać wózkiem widłowym, na którym przewożone były nowe serwery (pamiętacie „kto to panu zmierzył?” – to właśnie takie przypadek). Niby drobiazg, ale irytujący i spowalniający pracę. Jednak to samo doświadczenie podpowiada, że jeśli już na wstępie nie pożałuje się czasu na przygotowanie projektu, to ryzyko niepowodzenia jest niewielkie. Dobrze opracowany projekt, precyzyjnie wyznaczone cele biznesowe, optymalnie dobrane urządzenia i usługi przewidujące możliwość rozbudowy (Live Optics znakomicie ułatwia sprawdzanie bieżących obciążeń i estymację przyszłych), sprawna komunikacja między firmą a dostawcą powodują, że ryzyko niepowodzenia wdrożenia jest minimalne i zazwyczaj wynika z tzw. przypadków losowych. A od tych z kolei można się często ubezpieczyć. Podobnie jak od tornada, trzęsienia ziemi i kuny pod dachem.

Autorem artykułu jest:

Krzysztof Zemek || Manager ds. Kluczowych Klientów || krzysztof.zemek@onesystem.pl