Pandemia koronawirusa wprowadziła zamęt i ogromne spustoszenie zarówno w całej gospodarce, jak i w codziennej działalności firm. W sytuacji, gdy nagle wszyscy pracownicy muszą pracować zdalnie, dział IT zmaga się z niemałym wyzwaniem. Niestety, nie ma czasu na testy, które są tak ważnym elementem takiego procesu. Zwłaszcza w przypadku firm, w których niewielki odsetek pracowników do tej pory pracował zdalnie, infrastruktura nie jest przygotowana na tak gwałtowną zmianę. Nie znaczy to jednak, że nie jesteśmy w stanie krok po kroku dostosować dostępnej nam technologii do nowych wyzwań. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę wszelkie obecne już w organizacji procedury kryzysowe, które miałyby jakiekolwiek zastosowanie w sytuacji, w jakiej się znaleźliśmy, pamiętając, że zwłaszcza w poważnym kryzysie będą pojawiać się zdarzenia wykraczające poza przewidywane i testowane scenariusze.

W sytuacji pandemii najważniejsze jest bezwzględne zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i ciągłości operacyjnej przedsiębiorstwa. Dlatego pierwszą rzeczą, jaką powinny zrobić firmy obecnie, to przenieść na pracę zdalną wszystkich tych pracowników, którzy pracowali już w tym modelu i mają ku temu odpowiednie zasoby sprzętowe. To powinno zapewnić ciągłość przynajmniej niektórych działań. Następnie powinniśmy zweryfikować kluczowe procesy w naszej organizacji i osoby, które w nich uczestniczą. Na tym etapie najważniejsze jest wskazanie pracowników, którzy na przykład z powodu charakteru wykonywanej pracy nie mają możliwości pracować zdalnie. Następnie sprawdzamy, czy pracownicy, którzy nie korzystali z pracy zdalnej, mają dostęp w miejscu zamieszkania do odpowiedniego sprzętu – tu wystarczy laptop z zestawem oprogramowania i łącze internetowe.

Cały czas należy analizować wydajność naszego łącza internetowego, urządzeń brzegowych wykorzystywanych do połączeń VPN i licencji wymaganych do tych połączeń. Utrzymanie wysokiej wydajności łącza jest niezwykle ważne dla ciągłości biznesu, dlatego jeśli są pracownicy, którzy mogą korzystać z aplikacji niewymagających połączeń VPN, to powinni zrezygnować z tych połączeń i przekazać swoje licencje tym, dla których VPN jest podstawowym narzędziem do przesyłania danych. Dzięki temu urządzenia sieciowe firmy są mniej obciążone, a nasza firma poprzez redystrybucję posiadanych przez siebie zasobów – w tym przypadku mocy obliczeniowej – jest w stanie lepiej optymalizować swoje operacje.

Przygotować się na najgorsze

Niezależnie od tego, jak bardzo uda nam się zoptymalizować wykorzystanie sieci, wciąż nie możemy wykluczyć pojawienia się problemów dotyczących infrastruktury. Kluczowa jest tu wydajność łącza internetowego, dlatego jeśli jest to możliwe, należy skontaktować się z operatorem, by ten zwiększył naszą przepustowość. Niezależnie od działań optymalizacyjnych jest to dobre posunięcie, które zwiększy naszą odporność na kryzys.

Pierwsze oznaki problemów dotyczących sprzętu możemy dostrzec na urządzeniach sieciowych. Najczęściej w niedużych organizacjach są to urządzenia klasy UTM obsługujące całe połączenie z internetem. Warto postawić w takim przypadku na rozwiązania renomowanych dostawców takich urządzeń, które zapewniają stabilność i wydajność. Nowoczesna infrastruktura jest obecnie na wiele sposobów zabezpieczona przed skutkami awarii któregoś ze swoich komponentów. Nadmiarowe zasilacze i karty sieciowe należą do standardowych rozwiązań w wyższej klasie sprzętu. Do tego dochodzą automatycznie przełączające się systemy na wypadek uszkodzenia jednego z nich, chociażby w typowych klastrach obliczeniowych czy rozwiązaniach klasy HCI.

Firmy powinny pamiętać o wdrożeniu planu robienia kopii zapasowych. Jest to procedura, która trwa znacznie krócej niż odzyskiwanie danych po poważnym incydencie. Taki plan musi stać się częścią szerszej polityki ochrony danych, nie tylko w dużych przedsiębiorstwach, ale wszystkich firmach, dowolnej wielkości. Pamiętając o optymalizacji sieci, najlepiej skorzystać z tych rozwiązań backupowych, które wykorzystują ją w minimalnym stopniu. Nieocenione są rozwiązania, które korzystają z weryfikacji danych i deduplikacji u źródła.

Na pierwszej linii frontu

Pracownicy działu IT są najczęściej wyposażeni w bardzo dobre narzędzia dostępu zdalnego. Przede wszystkim są to narzędzia, które pozwalają im na obsługę infrastruktury. W sytuacji, gdzie wszyscy pracownicy pracują zdalnie, stoją oni przed dużym wyzwaniem. Szczególnie dotyczy to bardzo wyspecjalizowanego sprzętu, który zawsze musi działać na bardzo wysokim poziomie. W miarę możliwości należy przewidywać na bieżąco wszelkie awarie i reagować na nie szybko i sprawnie. Niestety, nie zawsze jest to możliwe.

Przestarzały sprzęt potrafi generować bardzo dużo incydentów, a dostępność nowego jest ograniczona. Przy zdalnym naprawianiu usterek po stronie użytkownika bardzo ważna jest tu komunikacja, zarówno głosowa, chat i połączenia wideo. Poprzez sprawne połączenie z użytkownikiem pracownik działu IT szybko stawia diagnozę i usuwa usterkę.

Komunikacja przede wszystkim

Oczywiście poczta elektroniczna to nadal podstawowy element komunikacji w firmach. Warto zwrócić jednak uwagę, że w ostatnim czasie coraz ważniejszą rolę odgrywają narzędzia do spotkań online. Zapewniają one zarówno połączenia głosowe, jak i wideo między wszystkimi członkami spotkania. Dodatkowo pracownicy mają możliwość nagrywania takiego spotkania, chatu i zadawania pytań. Godne polecenia jest tu rozwiązanie Microsoft Teams z pakietu Microsoft Office 365. Rozwiązanie to posiada wszystkie wymienione funkcje, a dodatkowo można je również powiązać z innymi aplikacjami z pakietu. To oznacza, że korzystając z Teams, jesteśmy stale połączeni z usługami chmurowymi takimi jak SharePoint. Dzięki temu wszystkie dokumenty są synchronizowane z kopią przechowywaną w chmurze Microsoft OneDrive i lokalnym środowisku SharePoint. Platforma Microsoft Teams świetnie nadaje się dla firm, które korzystają już z pakietu Microsoft Office, dążą do unifikacji swoich narzędzi i cenią sobie bezpieczeństwo danych.

Cyberbezpieczeństwo

Bezpieczeństwo danych jest szczególnie narażone w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy muszą nagle pracować zdalnie, a to sprawia, że działy IT stają przed jeszcze większym wyzwaniem. Każdy zadaje sobie pytanie: czy i jak zabezpieczać stacje klienckie? Oczywiście systemy infrastruktury są zabezpieczane jak dotychczas, ale co zrobić z danymi na końcówkach? W przypadku problemów z połączeniem internetowym bardzo kusząca jest praca na lokalnej kopii. Niejednokrotnie są to bardzo ważne dane. Warto w takim przypadku rozważyć użycie rozwiązań do backupu, które minimalnie utylizują połączenie sieciowe podczas procesu zabezpieczania danych. Takim kompleksowym rozwiązaniem może być urządzenie Dell EMC IDPA 4400.

Firmy starające się osiągnąć ciągłość operacji w czasie kryzysu, jakim jest obecna pandemia, mogą w dużej mierze bazować na optymalizacji swoich podstawowych zasobów. Należy jednak pamiętać, że wiele przedsiębiorstw nie posiada wystarczającej ilości sprzętu, by zabezpieczyć wszystkie kluczowe operacje. Mogą one zwrócić się o pomoc do integratorów dysponujących aktualną wiedzą w zakresie sprzętu, oprogramowania, organizacji sieci komputerowych oraz rozwiązań organizacyjnych.

Autorem artykułu jest Przemysław Sagalski IT Solutions Engineer w One System

Artykuł oryginalnie ukazał się: https://www.ican.pl/a/jak-zapewnic-efektywna-i-bezpieczna-prace-zdalna/DZJGraG1V